以前、かわら版で共栄経営センターが会社サーバー上でスケジュール管理を行っていたのですが、外出先から確認ができるようにGoogleカレンダーに移行しましたという記事を書きました。実際に半年以上使用してみて、とても便利になったので、今回はGoogleカレンダーを複数人で共有する方法についてお伝えいたします。
現在の共栄経営センターのGoogleカレンダー使用画面です。
ちなみに共栄経営センターでは、外出の予定は赤、移動時間は黒、社内での予定は青というルールでスケジュール登録しているので、ひと目で皆の行動予定を把握することもできます。
それでは、スケジュールの共有の方法についてお伝えいたします！
１．赤丸の中の『メニュー』をクリックし、『設定と共有』をクリック
２．設定ページの『特定のユーザーとの共有欄のユーザーを追加』をクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
※共有後に、共有メンバーから自分の予定を変更できるようにする際は権限を変更および共有の管理権限を選択してから送信。
３.送信後、共有相手のGmailにこのようなメールが届きますので、リクエストを受け入れてください。
この１～３までの流れで、Googleカレンダーを共有させることができます。
たったの3ステップで共有できるのですが、この3ステップを見つけるのにとても苦労しました。
Googleのヘルプにも共有については書いてあるのですが、共有、統合、管理の委任、広範囲共有など、似た雰囲気の言葉に振り回されてしまいました。
４．カレンダー共有後は赤丸部分を『月』から『日』に変えることですっきり表示させることができます。
５．共有後にカレンダーが五十音順になってしまい、見づらい際は、設定ページでカレンダーの名前の前に番号を振ることで、任意の順番にカレンダーを並べることができます。
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※カレンダーの名前を変更すると共有した先の名前も変わるため、注意が必要です。
共栄経営センターでは運用開始当時、社員用スケジュールしか作成しておりませんでしたが、プロジェクターや持出用ノートパソコン、会議室などのアカウントを作ることで、会議室の空室状況、プロジェクターの空き状況など確認できるようになりました。つい先日、リマインダーというアカウントを作成し、社内書類の締め切り日の管理等に役立っています。
スケジュール管理で悩まれている方々の解決のヒントになれば幸いです。
▶以前の記事（2019年11月かわら版）は以下からご覧いただけます。
～外出先でのスケジュール確認(Googleカレンダー)～
（ライター：かじたに）
2020年8月
